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为什么忙碌有时不能带来成效

作者：齐薇霖更新：2018-04-06 02:19 字数：1526

    当你拥有得越多，责任就越大，随之决策的风险也会越高，这是一条恒古不变的法则。但很多时候，人们只会沉浸在拥有更多的喜悦跟渴望中，忘记责任与风险的存在。

    假设之前你每天只做一件事情，你做得很好。因此，你被晋升了，从此开始接触更多的项目，见更多的客户。这时候事情的复杂性便开始了。哪些事应该先做？哪些可以迟些去做？很多时候，我们开始被事情牵着走，变得不能掌控局面。

    比如，在我居住的小区，物业的工作人员每天要面对很多业主的诉求。当事情比较多的时候，那些没什么管理的公司，就会以哪个业主更凶，情绪更激动，来划分轻重缓急。如果业主打电话去物业投诉一件事，是在正常语气和情绪下说的，那么这件事就可以先放一放；如果业主情绪激动，甚至开始破口大骂了，那么这件事会提升到中等紧急；如果一大帮业主扎堆在物业公司吵架，大声投诉，那么工作人员会立即放下手里的工作，来解决这次抗议。

    这种案例可以代表很多公司的管理模式，完全的粗放型。以发生的时间顺序，或对方的地位和凶恶程度来判定事情的轻重缓急。

    这种思维会造成什么结果呢？举个例子，假设你创业了，开了一间小食档，卖三明治。在一条繁忙的街道上，由于你的认真制作，食客开始越来越多。直到生意太好一个人忙不过来了，你需要请几名伙计来协助你。很快你发现，请来的伙计没有你做得好吃，虽然你已经给了他们培训。但此时，你的生意量还是可以的。很多人来买三明治的时候，都问你有什么饮品他们想一起带走。这时候你开始想为什么不制作一款橙汁，让客人打包买走。你花了好几周时间研究橙汁的配方，终于，觉得自己已经调制出了最佳的味道，可以上市了。你开始每天花几个小时制作这款橙汁，没想到销售情况却并不理想，并且由于伙计制作的三明治质素下降，你开始失去大量的回头客，生意越来越少。

    一个在一开始发展顺利的生意，慢慢脱离了正轨。你的产品从一款广受欢迎的三明治，变成了一些质素平平的三明治和一款不太受欢迎的橙汁。这种情况能够代表很多商业机构的现状。

    那些经历时间考验的成功管理者，都有一个共同点，那就是——过人的价值分析能力。所谓的管理，无非就是将事情分为最高价值的、中等价值的和低等价值的，然后将时间切块，合理地分配到这三种事情中。

    假设你是一个物业公司的经理，在分清事情价值之前，每天投入大量优质的整块时间，放在开会、回复电邮、复印票据等低价值的工作中。你会发现自己忙碌了一整天，但什么真正的进度都没有实现，第二天，你会面对更多的业主投诉，如此累积。你应该找到一个整块的时间，当客户和其他同事不能干扰你的时候，首先将所有的待完成事件做一个清单，然后通过比较和分析，找出其中最有价值的事情。

    以上面卖三明治的案例来说，三明治的口味和质素是小店成功的根本，应该首先解决如何在大量生产之后，仍然维持水准的方法。这件事值得你投入最多、最优质的时间去做。

    减少花在低价值事物上的时间。比如，每天你的工作邮箱里都会收到不少电邮，但你工作的节奏不应该被电邮到达的节奏而控制。你不需要即刻回复每一封邮件，这只能使你的工作受到持续的干扰和打断。

    有些时候，我们甚至应该放弃一些低价值的项目。拿三明治小店的例子来说，你应该放弃研发橙汁，交给那些更专业的人去生产，只要购入一些用来销售就可以了。这样一来，每天可以花更多的时间在培养伙计上面，与他们一起制作几个小时。然后，出去喝杯咖啡，思考一些下一步生意扩张的方式。然后，回到店里检查三明治制作的准备工作、食材的分类和卫生情况。最后，在下班前的一小时回复一些电邮，完成与供应商的订单。

    其实，不仅仅是对一个机构的管理，在个人管理方面这种分类方式也是十分有效的。毕竟，时间是太宝贵的东西，应该像对待最珍贵的物品那样去善用时间。将最好的时间，留给最重要的事。